La nécessité de tenir à jour son livre de minutes corporatif

La Loi sur les compagnies du Québec exige à son article 123.111 que la compagnie tienne à son siège social un livre. Ce livre contient entre autres :

• ses statuts,
• ses règlements,
• ses procès-verbaux des assemblées des administrateurs et des actionnaires,
• une liste des coordonnées des administrateurs et la date du début et de la fin de leur mandat,
• des renseignements quant à la détention des actions à savoir qui les détient et combien d'actions ont été émises ou transférées, etc...

En ce qui a trait aux sociétés fédérales régies par la loi canadienne sur les sociétés par actions, des règles semblables à celles des compagnies provinciales s'appliquent. Toutefois, la loi fédérale est plus sévère et prévoit des sanctions en cas de non respect pour la tenue des livres ou des registres. Par exemple, si la société fait défaut de tenir l'un des registres elle s'expose à une amende pouvant atteindre jusqu'à 5 000 $.

La mise à jour d'une corporation tant fédérale que provinciale implique deux types d'obligations, d'une part, la mise à jour annuelle des registres gouvernementaux et d'autre part, la tenue d'une assemblée annuelle des actionnaires.

Mise à jour des registres gouvernementaux

Depuis l'entrée en vigueur du nouveau Code civil du Québec et des nouvelles dispositions législatives touchant les corporations (Loi sur la publicité légale des entreprises individuelles des sociétés et des personnes morales), il est primordial pour une corporation de maintenir à jour son Livre corporatif et de rencontrer ses obligations d'informations auprès des différents gouvernements car celles-ci sont maintenant opposables aux tiers.

En effet, la plupart des informations (le nom de la compagnie, la forme juridique, le ou les noms d'emprunt, le domicile, le nom des administrateurs et les principaux dirigeants de même que l'adresse du ou des établissements) font preuve de leur contenu à l'égard des tiers de bonne foi.

À titre d'exemple : Si vous apparaissez à titre d'administrateur d'une compagnie bien que vous ayez démissionné de cette dernière et que la compagnie doit des sommes au ministère du revenu, ce dernier intentera des poursuites contre vous afin de récupérer ces sommes. Vous devrez dès lors faire preuve que dans les faits vous n'êtes plus administrateur en montrant copie de résolution, avis de démission etc... d'où l'importance de produire une déclaration modificative dès que des changements surviennent.

Donc, l'inscription d'une personne à titre d'administrateur de la compagnie sur le CIDREQ (banque d'information du registre des entreprises individuelles, des sociétés et des personnes morales du Régistraire des entreprises) peut la rendre responsable vis à vis les tiers en cas de poursuite contre la compagnie.

Le registre constitue ainsi un acte authentique au sens du Code civil du Québec. De plus, l'article 123.31 (2) de la Loi sur les compagnies confirme la véracité des informations contenues dans les documents déposés au registre en vertu de la Partie 1A.

Chaque année toute compagnie doit, dans les six (6) mois suivant la fin de son exercice financier, produire une déclaration annuelle (art. 26 et s. Loi sur la publicité légale des entreprises individuelles, des sociétés et des personnes morales et art. 24 du Règlement d'application de la Loi sur la publicité légale des entreprises individuelles, des sociétés et des personnes morales.) Cette déclaration est déposée, au choix de la compagnie, soit directement auprès du registraire des entreprises soit auprès de Revenu Québec; dans ce dernier cas, elle est jumelée à la déclaration de revenus de la compagnie. Dans tous les cas, le dépôt se fait sans droit, sauf si la déclaration est produite après la période prescrite, alors des droits de 39,50 $ son imposés. (art. 11 du Règlement d'application de Loi sur la publicité légale des entreprises individuelles, des sociétés et des personnes morales.). Des droits annuels d'immatriculation seront plutôt perçus par Revenu Québec dans les soixante (60) jours suivant la fin d'exercice financier de la compagnie.

Dans l'année de l'immatriculation de la compagnie, celle-ci est exemptée de produire une déclaration annuelle. Cette obligation naît dans l'année qui suit l'immatriculation.

Par ailleurs, toutes les sociétés par actions régies par la loi fédérale doivent, en plus de la déclaration annuelle, soumettre au directeur un rapport annuel accompagné des droits prescrits de 40 $ (20 $ si déposé par Internet) dans les soixante (60) jours suivant leur date d'anniversaire.

Il n'y a cependant pas de frais pour le retard mais la société risque d'être dissoute pour non production de rapports annuels après deux ans d'omission.

Assemblée annuelle

Tant la loi provinciale que fédérale oblige les corporations à tenir une assemblée annuelle des actionnaires afin de présenter aux actionnaires les états financiers de la corporation, procéder à l'élection des administrateurs et renouveler le mandat du vérificateur. Notez que les corporations qui n'ont pas fait d'appel public à l'épargne et qui sont généralement des émetteurs fermés au sens de la Loi sur les valeurs mobilières du Québec peuvent renoncer à la nomination d'un vérificateur si tous les actionnaires y consentent même ceux qui n'ont pas le droit de voter.

La procédure corporative généralement suivie dans ce cas est de procéder par résolution signée de tous les administrateurs ou actionnaires habiles à voter. Ces résolutions tiennent alors lieu de réunion ou d'assemblée. La séquence de trois résolutions est habituellement préparée par la corporation. Une première résolution tient lieu d'une réunion du conseil d'administration afin d'approuver les états financiers et autoriser au moins un des administrateurs à signer les états financiers. La deuxième résolution consiste en l'assemblée annuelle des actionnaires. Si tous les actionnaires ne veulent pas signer la résolution qui tient lieu d'assemblée, la corporation doit la convoquer conformément à ses règlements généraux. Notez, que tous les actionnaires de la corporation ont le droit de recevoir un exemplaire des états financiers. À l'assemblée annuelle, les actionnaires prennent connaissance des états financiers, élisent les administrateurs et sous réserve des commentaires mentionnés précédemment, nomment un vérificateur. Une troisième résolution est ensuite préparée et consiste en une deuxième réunion du conseil d'administration afin de nommer les dirigeants et un expert comptable, dans le cas où tous les actionnaires de la corporation ont consenti à ne pas nommer de vérificateur.

Autres éléments à tenir à jour

Au moment de préparer les résolutions qui tiennent lieu d'assemblée annuelle, il est également important de vérifier si des transactions ont eu lieu au cours de l'année financière qui se termine et le cas échéant de préparer et de rédiger les résolutions particulières requises, (déclaration d'un dividende, d'un boni ou résolution autorisant un emprunt, etc.) pour maintenir et garder à jour le Livre corporatif.

Toute modification au niveau des actions impliquent également la mise à jour des registres concernés soit ; actionnaires, actions ou encore transfert. De nouveaux certificats peuvent également être émis suite à ces changements.

Si vous procédez à une modification de vos statuts ou de vos règlements généraux, les résolutions ou règlements approuvant cette dernière devront également se retrouver dans votre Livre.

Services de mise à jour de livre corporatifs

Bon nombre de cabinets d'avocats ou de notaires offrent ce service de mise à jour annuelle comprenant la vérification des registres gouvernementaux, la préparation des assemblées annuelles ainsi que le suivi des décisions corporatives tels les déclarations de dividendes, boni ou les emprunts contractés par votre compagnie. N'hésitez pas à consulter un professionnel du droit à cet effet.

Conclusion

Toute corporation et ce, tant fédérale que provinciale se doit de tenir un Livre dans lequel se retrouve tous documents concernant la "vie corporative " de la corporation.

Dernière mise à jour : 7 janvier 2007.

Avis : L'information présentée ci-dessus est de nature générale et est mise à votre disposition sans garantie aucune notamment au niveau de son exactitude ou de sa caducité. Cette information ne doit pas être interprétée comme constituant un ou des conseils ou avis juridiques. Si vous avez besoin de conseils juridiques particuliers, veuillez consulter un avocat ou un notaire.

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